行政書士として、初めて「内容証明郵便」の作成をご依頼いただきました。
内容証明は、会社員時代に何度も作成した経験があります。しかし、郵便局の窓口から差し出す通常の内容証明には、独特の決まりごとがあります。
今回は行政書士としての受任ということもあり、改めて一つひとつ確認しながら、慎重に対応しました。
そもそも「内容証明」とは、文書の内容が真実であることを証明するものではありません。
証明されるのは、「いつ、誰が、誰に、どのような内容の文書を差し出したか」という事実です。
また、内容証明には内容文書以外のものを同封することはできません。例えば、返信用封筒、写真、図面、資料、契約書のコピーなどを一緒に入れることはできません。
さらに、文書の字数や行数にもルールがあります。
通常の横書きの場合は、
・1行20字以内、1枚26行以内
・1行13字以内、1枚40行以内
・1行26字以内、1枚20行以内
のいずれかの形式にする必要があります。
2枚以上になる場合には、つづり目に契印をします。また、内容証明は一般書留とする必要があり、実務上、「相手に届いたこと」まで証明したい場合には、内容証明に配達証明を付けることが一般的です。
今回、私が特に注意したのは、行政書士として対応できる範囲です。
行政書士が作成できる内容証明は、権利義務または事実証明に関する文書で、かつ紛争性のない意思表示の通知などに限られます。
また、内容証明の作成や発送をお手伝いすることはできても、その後、相手方との間で紛争となり、解決のための交渉を行うことは、行政書士の業務範囲を超えます。
そのため、今回も業務範囲について事前に依頼者へ説明し、ご理解いただいたうえで、文書の作成から発送手続きまで対応しました。
なお、差出人名は行政書士ではなく、依頼者ご本人の名前としました。
依頼者にもご協力いただいたおかげで、受任からわずか2日で発送までを完了することができました。
初めて行政書士として受任した内容証明でしたが、無事に、そしてスムーズに仕事を終えることができ、一安心です。
ご依頼いただき、ありがとうございました。
